Lập kế hoạch dự án — プロジェクト計画（けいかく）
Giai đoạn lập kế hoạch là nền tảng của toàn bộ dự án. Ở công ty Nhật, tài liệu kế hoạch thường được chuẩn bị rất kỹ lưỡng trước khi kick-off và phải được khách hàng (顧客 / こきゃく) phê duyệt chính thức.
1. Cấu trúc thư mục 002_プロジェクト計画
- 📁 002_プロジェクト計画
- 📄 プロジェクト計画書（けいかくしょ） — Tài liệu kế hoạch tổng thể
- 📄 WBS（Work Breakdown Structure） — Phân rã công việc
- 📄 スケジュール表（ひょう） — Bảng lịch trình (Gantt chart)
- 📄 体制図（たいせいず） — Sơ đồ tổ chức team
- 📄 役割分担表（やくわりぶんたんひょう） — Bảng phân công vai trò
- 📄 コミュニケーション計画 — Kế hoạch giao tiếp nội bộ/với KH
- 📄 リスク管理表（かんりひょう） — Bảng quản lý rủi ro (ban đầu)
2. Tài liệu kế hoạch dự án — プロジェクト計画書
Nội dung cơ bản cần có
| 項目（こうもく） | Nội dung |
|---|---|
| プロジェクト概要（がいよう） | Tóm tắt dự án, mục tiêu, phạm vi |
| 背景・目的（はいけい・もくてき） | Lý do thực hiện, kết quả kỳ vọng |
| スコープ（Scope） | Trong phạm vi / ngoài phạm vi |
| 成果物一覧（せいかぶついちらん） | Danh sách deliverable |
| スケジュール | Mốc thời gian chính (マイルストーン) |
| 体制・役割 | Ai làm gì, ai chịu trách nhiệm gì |
| 予算（よさん） | Ngân sách và cách kiểm soát |
| リスク・課題 | Rủi ro đã xác định và cách xử lý |
| 前提条件・制約（せいやく） | Điều kiện tiền đề, ràng buộc dự án |
3. WBS — 作業分解構造（さぎょうぶんかいこうぞう）
WBS là kỹ thuật phân rã toàn bộ công việc của dự án thành các đơn vị nhỏ có thể quản lý được.
Nguyên tắc làm WBS kiểu Nhật
- 階層構造（かいそうこうぞう） — Phân cấp từ Phase → Task → Subtask
- 100%ルール — Tổng công việc trong WBS phải bằng 100% phạm vi dự án
- 担当者明記（たんとうしゃめいき） — Ghi rõ người phụ trách từng task
- 工数見積（こうすうみつもり） — Ước lượng số giờ công (人日 / にんにち)
Ví dụ WBS — Gantt chart
人日（にんにち） = 1 người làm 1 ngày = 1 人日. Ví dụ: task 5 人日 nghĩa là 1 người làm 5 ngày, hoặc 5 người làm 1 ngày.
4. Sơ đồ tổ chức — 体制図（たいせいず）
Đây là tài liệu bắt buộc trong mọi dự án tại Nhật. Nó xác định rõ trách nhiệm của từng bên:
Các vai trò phổ biến
| 略称（りゃくしょう） | Vai trò |
|---|---|
| PM | プロジェクトマネージャー — Quản lý toàn bộ dự án |
| PL | プロジェクトリーダー — Dẫn dắt kỹ thuật |
| PMO | プロジェクトマネジメントオフィス — Bộ phận hỗ trợ quản lý |
| SE | システムエンジニア — Kỹ sư hệ thống (thiết kế, phân tích) |
| PG | プログラマー — Lập trình viên |
5. Bảng phân công vai trò — 役割分担表（RACI）
RACI Matrix là công cụ làm rõ ai chịu trách nhiệm gì:
| 記号 | 意味 | Giải thích |
|---|---|---|
| R | Responsible（レスポンシブル） | Người thực hiện trực tiếp |
| A | Accountable（アカウンタブル） | Người chịu trách nhiệm cuối cùng |
| C | Consulted（コンサルテッド） | Người cần hỏi ý kiến |
| I | Informed（インフォームド） | Người cần được thông báo |
6. Phê duyệt tài liệu — 承認フロー（しょうにんふろー）
Một đặc thù rất quan trọng ở Nhật là ハンコ文化（ぶんか） — văn hóa đóng dấu/ký tên phê duyệt. Tài liệu kế hoạch thường phải qua các bước:
Khi tài liệu đã 確定（かくてい） — được chốt, mọi thay đổi sau đó đều cần làm thủ tục 変更管理（へんこうかんり） — quản lý thay đổi chính thức.
Checklist — Hoàn thành giai đoạn lập kế hoạch
- プロジェクト計画書 đã được khách hàng phê duyệt
- WBS đã phân rã đến mức có thể ước lượng 工数
- Gantt chart (スケジュール表) đã xác định đủ マイルストーン
- 体制図 đã có đủ thông tin liên lạc của tất cả thành viên
- Rủi ro ban đầu đã được liệt kê vào リスク管理表
- Kênh giao tiếp (コミュニケーション計画) đã được thống nhất